Ügyviteli folyamatok

Önnel is előfordult már, hogy kiállított egy átutalásos számlát, elküldte a megrendelőnek, fejben már le is zárta a dolgot – de a számlát végül nem fizették ki? Talán észre sem vette egy ideig, mert a kiegyenlítés nyilvántartását a könyvelő végzi, Ön nem is találkozik a problémákkal. Gyakori hiba – de most megmutatom, hogyan kerülheti el!

Ha – sok más vállalkozáshoz hasonlóan – Önnél is külsős könyvelő könyvel, akkor előfordulhat, hogy csak a következő hónapban fog a számlák és a befizetések könyvelésével foglalkozni. Ezalatt az idő alatt pedig elég nagy kintlévőségeket lehet felhalmozni. Ráadásul vannak vevők, akik ezzel vissza is élnek.

De tudta, hogy az adósság-felhalmozódás elkerülhető? Az ügyviteli programban minden megvan ahhoz, hogy a számlákra történt befizetéseket minimális adminisztrációval naprakészen nyomon követhesse.

Hogyan kerülje el az adósság-felhalmozást?

• Rögzíteni kell a bankszámla kivonatokat (lehetőleg naprakészen). Erre már van automatikus megoldás is az ügyviteli rendszerben, ami a banki szoftverből letöltött import file-ból rögzíti a bankszámla kivonat adatait. De a kézi rögzítés sem vesz igénybe naponta 5 percnél többet. (20-30 tételes bankszámla kivonat esetén)

• Ha naprakészen vezeti a banki utalásokat, akkor néhány kattintással fizetési emlékeztetőt tud küldeni azoknak a vevőknek, akiknek a megadott határidőn belül le fog járni a számlája fizetési határideje.

  Már ez a lépés is megdöbbentő eredményeket szokott hozni. A legtöbb vevő ugyanis nem azért nem fizeti ki a számláit, mert nem akarja, hanem azért, mert elfelejti. Lehet, hogy pont az okozza a problémát, hogy neki sem megfelelő a pénzügyi nyilvántartása... Ilyenkor a fizetési emlékeztető hatására általában eszébe jut, és fizet.

• Ha valaki a fizetési emlékeztető ellenére sem fizet, akkor (szintén néhány kattintással) tud küldeni a részére fizetési felszólítást.

  A fizetési emlékeztető és a fizetési felszólítás is egy előre megírt sablonszöveg, amit igény szerint lehet módosítani. Ezt a sablon levelet tölti fel az ügyviteli rendszer a vevő számla adataival.

• Ha a vevő a fentiekben leírtak után sem fizet, akkor valószínű, hogy a tizedik e-mail után sem fog, ezért itt már nem segítenek a szoftveres megoldások.

  Ezért a tartozás összegétől függően a vállalkozás pénzügyi vezetőjének intézkedni kell!
  (kisebb vállalkozásnál, ha nincsen ilyen munkatárs, akkor a tulajdonosra hárul ez a feladat)

  Először fel kell hívni az ügyfelet és el kell vele beszélgetni a fizetési elképzeléseiről. Ha ez nem jár eredménnyel, akkor hivatalosan, írásban kell értesíteni, és ezzel egyidőben le kell tiltani a további átutalásos vásárlásait.

  Az ügyviteli programban beállítható, hogy az adott partner ezután csak készpénzben fizethet. Sőt, egy hitelkeret is beállítható minden partnernél, ezzel megelőzheti, hogy egy partner nagyobb adósságot halmozzon fel.

  Ha olyan számlázó programot használ, amiben erre nincsen lehetőség, akkor manuálisan érdemes vezetni egy listát azokról az ügyfelekről, akik jogosultak az átutalásos vásárlásra. Hátránya, hogy ezt a listát rendszeresen frissíteni kell, és az értékesítőnek figyelemmel kell kísérni a változásokat.

  Ezeknek a folyamatoknak különösen ott van jelentősége, ahol több értékesítő van, nem a tulajdonos számláz. Ha nincs „gazdája” az utánkövetésnek, nagyon könnyen előfordulhat, hogy egy vevő úgy halmoz fel nagyobb adósságot, hogy közben Ön tulajdonosként nem is tud róla, vagy csak később veszi észre a tartozást.

Fontos!

A fentiekben leírtak nem az értékesítő és nem a számla kiállítójának feladata, hanem egy pénzügy / számvitelben jártas szakemberé vagy az ügyvezetőé és / vagy tulajdonosé.

A banki befizetések rögzítésének fontos szerepe van a partnerek minősítésénél is. A pénzügyi kimutatásoknál bármikor meg tudja nézni visszamenőleg egy adott partner fizetési előzményeit, így láthatja, ha valaki rendszeresen késve fizetett. Ez az információ nagyon hasznos tud lenni, ha egy régi vevő engedményt kér nagymértékű vásárlásra hivatkozva, miközben rendszeresen problémás volt a kifizetés.

Ha a fentiekben leírt folyamatokat betartja cégében, akkor nem fordulhat elő, hogy egy vevő nagyobb tartozást halmozzon fel!