Ügyviteli tippek

Ezután pedig általában olyan kérdések szoktak következni, hogy át lehet-e adni a termék adatokat, vagy a készlet mennyiséget a webáruháznak. Illetve a webáruházban értékesített termékek készletét le lehet-e vonni az ügyviteli rendszer készletéből.

Termék adatok átadása:

Ha a webshop képes fogadni például egy web API-n keresztül a termék adatokat, akkor igen lehetséges. De ennek fejlesztési költségei vannak. A kérdés, hány darab termék lesz majd a webshop-ban? Ha csak néhány száz, akkor kézzel felrögzíteni a termék adatokat sokkal költséghatékonyabb, mint erre egy külön fejlesztést elvégezni. Ráadásul egy webshopban lehetetlen olyan terméket eladni, amihez nem tartozik legalább egy, de még jobb, ha több jó minőségű fotó. Ezek feltöltése sokkal több idő, mint a termék adatok rögzítése.

Több ezer termék esetén már érdemes lenne a termék adatok automatikus betöltésével foglalkozni. Viszont ez szinte a lehetetlen küldetés kategóriája, mert a képeket ebben az esetben is manuálisan lehet csak feltölteni. Emiatt szinte biztos, hogy egy webshopot nem több ezer termékkel érdemes elindítani, hanem fokozatosan.

Készlet adatok átadása, átvétele:

Ez is attól függ, hogy hány termékről van szó. Viszont, ha rendelkezünk fizikai üzlettel is, akkor a webshop raktár készletét érdemes fizikailag is elkülöníteni. Az nem jó logisztikai megoldás, ha ugyan abból a készletből „dolgozik” az ügyviteli rendszer, és a webshop is. Ezt akkor sem célszerű így megoldani, ha egyébként informatikai szempontból könnyen megoldható.

Gondoljunk csak bele, egy fizikai üzlet esetén van egy olyan „állapot”, amikor a termék már a vásárló kosarában van, és még további termékek után keresgél az üzletben. A kosárban lévő termékek az ügyviteli rendszer szerint még készleten vannak, hiszen a vevő még nem ment a pénztárhoz. Ha közös a készlet a webshoppal, akkor a webshopban az a mennyiség még rendelhető. Így könnyen előfordulhat az, hogy valaki megrendeli azt a terméket. Minél kevesebb van készleten abból a termékből, annál nagyobb a valószínűsége, hogy olyan terméket rendel meg valaki a webshopon, amit a vásárló már a kosarába tett.

Ezért a fentiekben leírtak után ezt a kérdést én másképp tenném fel:

Érdemes-e összekötni webshoppal az IRIS ügyviteli rendszert?

Ma már egy webshop indítása viszonylag egyszerű. Egy minimális havidíj ellenében ugyan úgy elérhető egy webshop, mint egy ügyviteli rendszer, vagy egy könyvelő program. Ha valaki rákeres a Google-ban a „webshop indítás”-ra, akkor több, már meglévő webshop közül tud válogatni. Jellemzően az összes ingyenesen kipróbálható, és a havi költségük 4-5 ezer forinttól indul. Általában a havidíj attól függ, hogy hány darab termék értékesítéséhez szeretnénk használni. Az összes rendelkezik valamilyen online számlázó program integrációval, és többféle online fizetés lehetőségével. Érdemes többet is kipróbálni, és a számunkra legmegfelelőbbet kiválasztani.

De a munka nagy része csak ezután jön!

• Megrendelés esetén gondoskodni kell a csomagolásról, majd a szállításról
• Kezelni kell a vevőtől érkező befizetéseket
• Meg kell oldani az ügyfélreklamációkat

És minél több a megrendelés, ez annál több feladatot fog jelenteni.

Szakemberek szerint, ahhoz, hogy egy webáruház életképes legyen havonta minimum nettó 5 millió forintos forgalomra van szükség. (Ez 2022-es adat, és természetesen ez a forgalmazott termék árrésétől is függ) Ha 10 ezer forintos átlagos kosárértékkel számolunk, akkor ez havonta plusz 500 darab számlát jelent, amit könyvelni kell.

A könyvelés készen áll ennyi számla könyvelésére?

Ha a könyvelés még mindig úgy történik, hogy a könyvelő kézzel rögzíti fel minden hónapban a kiállított számlákat, akkor nem az lesz a leghatékonyabb módja a működtetésnek.

De nem csak számlák könyvelése a feladat, hanem azt is adminisztrálni kell, hogy például utánvételes fizetés esetén beérkezett-e a pénz. Átutalás esetén szintén figyelni kell, mert addig a csomagot sem küldjük ki, míg a számla végösszegét nem utalták el.

Erre készen áll az adminisztráció?

És még sorolhatnám, hogy mi minden kell egy webáruház működtetéséhez, és ebből a termék adatok egyszeri feltöltése, és a készlet adatok átadása a legkisebb feladat.

Domán Zsolt, a Do!Marketing alapítója ebben a könyvében kijózanító gondolatokat ír egy webshop üzemeltetésével és a hozzákapcsolódó marketing feladatokkal kapcsolatban. Aki webshop indításában gondolkodik, érdemes elolvasni.