Ügyviteli tippek vállalkozásoknak

Tudta? A NAV információi alapján 2024. január 1.-től nem kell a vevő beleegyező nyilatkozata ahhoz, hogy e-számlát állítsunk ki a részére.

Ez egyben azt is jelenti, hogy a részünkre is állíthatnak ki e-számlát a beleegyezésünk nélkül. Viszont, ha ez megtörténik, akkor azt az e-számlát már a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet 7. § szerint kell megőrizni.

Hogyan hat ez az Ön vállalkozására?

Lehet, hogy már jelenleg is kap néhány beszállítójától e-számlát. Ha eltörlik a beleegyezési kötelezettséget, akkor egyre több ilyen fog érkezni az elkövetkezendő években, így nem árt felkészülni a megfelelő kezelésükre.

Gyakori hiba, hogy kinyomtatják, és azután már a nyomtatott példányt tekintik eredetinek, ahogyan azt a papírszámlák esetében megszoktuk. A NAV viszont a PDF verziót tekinti eredetinek, egy ellenőrzés során azt fogják kérni, és a nyomtatott verziót nem fogadják el!

Természetesen, ha szeretné kinyomtatni, mert a könyvelő papír alapú számláról szeret könyvelni, akkor van erre lehetőség, de az eredeti PDF-nek minden képen meg kell lenni.

A másik gyakori hiba, amikor egy vállalkozáson belül több e-mail cím is van (minden dolgozónak saját e-mail címe), és minden e-számla más-más e-mail címre érkezik.

Nagyon kellemetlen lesz egy ellenőrzéskor utólag, a több száz, több ezer e-mail között megkeresni azokat, amelyek e-számlát tartalmaznak, ráadásul a NAV nem ad túl sok időt a bemutatásukra. Ha a számla érkezése után közvetlenül nem oldja meg, hogy rendezetten tárolja, rengeteg stresszel fog járni, hogy ezeket előkerítse, és nem is biztos, hogy sikerül, hiszen lehet, hogy a kollégák törölték az eredeti emaileket.

Hogyan kezelje a beérkező számlákat?

Természetesen nem állítom, hogy ez az egyetlen helyes megoldás, de nálunk bevált.

1. Az e-számlákat mindig ugyan arra az e-mail címre kérjük. Még jobb, ha direkt erre a célra létrehoz például egy eszamla@cégemneve.hu e-mail címet, így egy helyre érkeznek, könnyebb lesz megtalálni.
2. e-számla archiválása (kötelező) a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet 7. § szerint
3. e-számla nyomtatás (ha szükséges)
4. e-számla könyvelése (kötelező)

Az archiválás, a nyomtatás és a könyvelés sorrendje megcserélhető, bár szerintem így célszerűbb. Illetve a nyomtatást hosszútávon célszerű elhagyni, és az eredeti PDF alapján könyvelni.

A számla archiválásáról részletesen nem írok, mert teljesen más eljárásra van szükség egy olyan vállalkozásnál, amelyik havonta 4-5 darab e-számlát kap, és teljesen más archiválási módszer kell egy olyan vállalkozásnál, amelyikhez naponta több tucatot érkezik.

Az IRIS-Ügyviteli rendszer „Iktatás moduljával akár a napi több tucat számla archiválása is megoldható, ráadásul utólag kereshetőek lesznek az e-számlák.

Részletekről és a szakmai háttérről

A fentiekben csak nagyon kivonatosan írtam erről a témáról, viszont dr. Czöndör Szabolcs – a NAV főosztályvezetője részletesen beszél erről az alábbi e-learning anyagban, érdemes megnézni:

Megjegyzés:

2023. március óta a NAV részéről nem történt megerősítés, hogy 2024 január 1.-től eltörlik a beleegyező nyilatkozatot, de ez nem jelenti azt, hogy néhány hónappal később ezt ne tehetnék meg. Egy biztos, előbb-utóbb meg fog történni, mert 2028. január 1.-től az EU egész területén kötelező lesz az e-számla kiállítása, amihez jóval előtte el kell törölni a beleegyezési kötelezettséget.

A feladatok már most elkezdődnek!

Ha a későbbiekben kap egy NAV ellenőrzést, akkor az elmúlt években befogadott e-számlákat már most is eredeti formájukban kell a NAV részére átadni. Ha csak pár ilyen számlát kapott az elmúlt években, akkor még szerencséje van. Ha több e-számla érkezett, akkor már most kezdhet azon dolgozni, hogy akár visszamenőleg is rendszerezze őket és felkészüljön a tömeges e-számla kezelésére.

Így tesztelje a vállalkozását

Tételezzük fel, hogy a jövő héten kap egy értesítést a NAV-tól, hogy adóellenőrzést tartanak az Ön vállalkozásánál. A tavalyi évet vizsgálják, és ehhez a tavalyi év összes bejövő és kimenő számláját bekérik.

Melyik lesz az igaz Önre?

• a) Ez semmilyen problémát nem okoz, az összes e-számlát eredeti állapotában, határidőre át tudja adni a NAV-nak Gratulálok, Ön lépést tart a jogszabály változásokkal!
• b) A bejövő e-számlák az e-mail-ek között vannak valahol, azokat egyesével át kell nézni, és megkeresni azokat az e-mail-eket, amelyek e-számlákat tartalmaznak Ez egy komoly probléma, amit minél előbb meg kell oldani, mielőtt nagyobb bajt okoz!

Mi a teendője most az e-számlákkal?

Ha az írás elolvasása után elbizonytalanodott, még több kérdése van, nem tudja merre induljon a megvalósításban, akkor foglaljon időpontot ingyenes konzultációra!