Ügyviteli tippek vállalkozásoknak

Minden vállalkozásnak (legyen az egyéni vagy társas) van egy alaptevékenysége, amiből a bevétele származik. Ebben profik, ezt tudják jól végezni, ezért fizetnek az ügyfeleik.

Emellett minden vállalkozásnak kötelező, vagy legalábbis erősen ajánlott egy sor olyan kiegészítő tevékenység elvégzésére, amelyek kiadást jelentenek, ugyanakkor hozzájárulnak a vállalkozás működéséhez. Sőt a vállalkozás működésképtelen ezek nélkül. Ilyen például:

• logisztika
• marketing / értékesítés
• adminisztráció (könyvelés, számlázás, megrendelések nyilvántartása, bármilyen más nyilvántartás)
• és a fentieket támogató informatika.

Az egyes területek között lehetnek átfedések, illetve a vállalkozás tevékenységétől függően lehetnek eltérések. De általánosságban elmondható, hogy ezekre a tevékenységekre szükség van egy vállalkozás működtetéséhez.

A vállalkozás méretétől függően ezeket a tevékenységeket végezhetjük saját magunk, megbízhatunk vele egy alkalmazottat, illetve ki is szervezhetjük külsős vállalkozásoknak. Ahhoz, hogy át tudjuk adni másnak, ki tudjuk szervezni, és ellenőrizni tudjuk a végeredményt, elengedhetetlen, hogy vezetőként átlássuk ezeket a területeket, valamilyen szinten értenünk kell hozzá. Tehát minden vállalkozó modern polihisztor is, akinek mindenhez is kell egy kicsit érteni.

Még nehezebbé teszi a helyzetet, hogy ezeket a területeket egymással, és a vállalkozás alaptevékenységével is összhangban kell működtetni.

Összhang = hatékonyság

Ha ez az összhang megvan, akkor lehet a vállalkozásról elmondani, hogy olajozottan működik.

Természetesen kisebb problémák, még egy ilyen olajozottan működő vállalkozásban is lehetnek, tökéletes soha nem lesz, mert nagyon nehéz ezeket a területeket folyamatosan összehangoltan működtetni. Mindig lesz egy terület, amely egy pár lépéssel a másik előtt jár, és egy másik, ami éppen lemarad.

• Előfordulhat például, hogy egy megrendelt terméket nem tudunk időben átadni a vevő részére, mert hiba csúszott a nyilvántartásba, és nincs raktáron a megígért mennyiség.
• Vagy idő előtt elfogy egy meghirdetett termék, mert olyan nagy volt rá az igény.

Amíg az ilyen esetek csak néha-néha fordulnak elő, egy kis rugalmassággal lehet kezelni. Felajánlunk egy másik terméket, ingyenes kiszállítást, vagy valamilyen más kompenzációt. Adott esetben még pozitív benyomást is kelt a vevőben, mert azt látja, hogy milyen profi a vállalkozás, mivel kapásból megoldották a felmerült problémát.

Ha azonban ezek tartósan fennállnak, vagy egyszerre több területet is érint a diszharmónia, az hosszabb távon bizalomvesztéssel és a hírnév romlásával végződhet – erről írok a következőkben.

Mi történik, ha nincs meg az összhang?

Tételezzük fel, hogy a vállalkozásnak van egy nagyon jó terméke és / vagy szolgáltatása. Nagyon jó szakemberekkel, nagyon jó logisztikája, van egy jól digitalizált nyilvántartása, de nem jól működik a marketing / értékesítés. Minden készen áll arra, hogy a vállalkozás nagy ügyfél megrendeléseket tudjon kiszolgálni, viszont alig van vásárló, kevés a forgalom. Ebben az esetben a vállalkozásnak kicsi lesz a bevétele, amiből hosszútávon nem tudja fenntartani magát és idővel csődbe megy.

Óriási problémák keletkeznek, ha az említett területek között nincsen meg az összhang, vagy egyik terület sokkal nagyobb hangsúlyt kap a vállalkozásban, mint a másik. Ugyanígy az is előfordulhat, hogy egyáltalán nem foglalkoznak egy-egy területtel. Ebben az esetben olyan problémák kerülnek felszínre, amit a rugalmassággal már nem lehet kezelni.

A fenti vállalkozás például nincs felkészülve, hogy folyamatosan nagy ügyfél megrendeléseket tudjon kiszolgálni, pedig a jó marketing miatt hirtelen, nagymértékben megnő a rendelések, vásárlások száma.

Hiába jön azonban sok megrendelés, a logisztika vagy az adminisztráció nem tudja kiszolgálni az igényeket. Nem tudnak időben rendelni elég készletet, elkeverednek a megrendelések, az ügyfél nem azt, vagy nem annyit kap, amennyit rendelt. Csalódott lesz, és már vissza sem jön vásárolni.

Ha a logisztika rendben van, de az adminisztráció van lemaradva, akkor az ügyfél megkapja a terméket szállítólevélen vagy számlán átutalásra, de a számlázást, majd később a számla kifizetését már nem ellenőrzi a cég, így folyamatosan nőnek a kintlévőségek.

Ha valaki csak a forgalmat nézi, akkor nagyon örül, mert nagy a forgalom. De ha a hozzátartozó könyvelést is nézné, ahol a kiegyenlítetlen számlákat lehet látni, akkor már komoly problémák jelentkeznének. Ez már rövidebb távon is fizetésképtelenné, ezáltal működésképtelenné is tud tenni egy vállalkozást, pedig látszólag minden jól megy.

Ezért nagyon fontos, hogy átlássuk a különböző területeket akkor is, ha közvetlenül nem mi foglalkozunk vele, mert így időben észrevesszük, ha valami nem működik. Az összhang és a kiegyensúlyozott működés érdekében pedig elengedhetetlen, hogy a vállalkozás növekedésével folyamatosan együtt fejlesszük az említett területeket.

Ha szeretne javítani vállalkozása adminisztrációján, ügyvitelén, de bizonytalan még, nem tudja merre induljon, akkor kérjen időpontot ingyenes konzultációra