Ügyviteli folyamatok

Az előző cikkekben a banki átutaláshoz és a készpénzes fizetéshez kötődő adminisztrációs feladatokról volt szó. Mennyivel egyszerűbb lenne, ha ezektől a feladatoktól mentesülnénk, ugye?

Erre van megoldás

A bankkártyás fizetésnél a vevő csak lehúzza a bankkártyáját, vagy egy webes felületen megadja a bankkártya adatokat, és már kész is.

Ugye milyen egyszerű? Legalábbis vevőként… De tudta, hogy kereskedői, vállalkozói oldalon ez egy kicsit bonyolultabb feladat?

Vállalkozóként ugyanis több, „láthatatlan ” lépés is történik. Amikor a vásárló fizetett a terminálnál, kap egy elfogadó üzenetet. A bankszámlájáról le is kerül a pénz, de az Ön vállalkozói bankszámláján még nem jelenik meg.

Általában másnap (vagy szerződéstől függően lehet később is) az előző időszak összes bankkártyás vásárlását egy összegben fogja a bank az Ön vállalkozói számlájára átutalni. Ehhez egy részletes listát is mellékel, ami a vásárlásokat és azok végösszegét tartalmazza. A profi vállalkozók minden nap egyeztetik, hogy ezen a listán az elszámolt időszak minden bankkártyás vásárlása szerepel-e. Ez hosszadalmas és időigényes feladat lehet.

A dolgot tovább nehezíti, hogy a bank által küldött lista nem tartalmaz bizonylatszámokat, csak dátumot és összegeket, hiszen fizetéskor a terminálban nem adtunk meg bizonylatszámot.

Mi történik, ha téved a bank?

A tapasztalatok azt mutatják, hogy évente 1-2 alkalommal kimarad egy-egy vásárlás a banki elszámolásból. Ez lehet, hogy egy 5000 forintos vásárlás, de lehet annál sokkal nagyobb összeg is. (Felmerülhet a kérdés, hogyan történhet meg ilyen? Egy banknál is előfordulhat adminisztrációs hiba, nem létezik 100%-osan működő automata rendszer. Ez alól a bank rendszere sem kivétel.)

Ha ezt az eltérést észreveszi, akkor fel kell vennie a bankkal a kapcsolatot, egyeztetik az adatokat, és ha kiderül, hogy tényleg kimaradt az összeg az elszámolásból, akkor a bank azt utólag rendezi.

Ezt a hibát a bank csak akkor tudja utólag korrigálni, ha Ön, mint vállalkozó ezt jelzi feléjük. Elengedhetetlen, hogy folyamatosan ellenőrizze a bankkártyás fizetés után átutalt összegeket, és felfigyeljen arra, ha kimaradt egy vásárlás.

Az, hogy ez mekkora adminisztrációs terhet jelent Önnek az attól függ, hogy naponta hány darab bankkártyás fizetés történik a vállalkozásában. Napi néhány darab bankkártyás vásárlás esetén még egy füzetben is meg lehet oldani manuálisan. Napi 40+ darab vásárlás nyilvántartása már komoly kihívás.

Bankkártyás fizetés weboldalon keresztül

Ha a weboldalán keresztül tudnak a vevők bankkártyával fizetni, az egy picit egyszerűbb lépés, pontosabban már eleve automatizálva van. Ilyen esetben az Ön által üzemeltetett webshop fizetési oldalába van „beágyazva” a szerződött bank fizetési rendszere, egy úgynevezett API.

Miután a vevő megadja a bankkártya adatait és elindítja a fizetést, megjelenik egy ehhez hasonló tartalmú üzenet:

Ilyenkor a bank API-ja kommunikál a webshoppal (vagy bármilyen más weboldallal, ahova a bankkártyás fizetés be van építve), és a fizetés megtörténte után a bank API-ja egy üzenetet küld a webshopnak, hogy sikerült-e a fizetés vagy nem. Így a webshop a saját rendszerében automatikusan regisztrálja, hogy az adott vásárlást kiegyenlítették-e. Ezzel lényegében az adminisztrációnak ezt a részét leveszi az Ön válláról .

Történhet-e tévedés, ha weboldalon fizet a vevő?

Nagyon ritkán, de előfordulhat, hogy a bank a pénzt a vevő bankkártyájáról levonta, de egy hiba miatt az API visszajelzése nem érkezik meg a webshophoz. Ilyen lehet például, ha a vevő nem veszi komolyan az előbbi üzenetet, és frissíti az oldalt. Ilyenkor Ön, mint kereskedő a nyilvántartásában úgy látja, hogy nem egyenlítették ki a vásárlást. Egy jó webshop képes ilyenkor utánkövető üzeneteket küldeni a vevőnek , amiben felajánlja a vásárlás befejezését.

Ha Ön vásárlóként kerül ilyen helyzetbe, akkor vegye fel a kapcsolatot a webshop üzemeltetőjével, aki a banki tranzakciókból vissza tudja követni, hogy átment-e a befizetés.

Ebben az esetben, ugyan úgy, mint a terminálon keresztül történő fizetés esetén, az Ön vállalkozói bankszámlájára a bank utólag, egy összegben utalja át a vásárlóktól levont összeget, tehát ebben az esetben is ugyan úgy célszerű az utólagos adategyeztetés.

Akkor mégsem olyan kényelmes a bankkártyás fizetés?

Az igaz, hogy ebben az esetben is vannak adminisztrációs teendők, de lényegében ez inkább csak egy ellenőrzési feladat, hiszen a befizetések szinte 100%-ban megtörténnek. Ha nagyon ritkán mégsem, akkor sem a vevőket kell egyesével megkeresni, hogy rendezzék a tartozásukat, hanem a szerződött bankot.

Éppen ezért, ebben az esetben nem is olyan kritikus, hogy napi szinten ellenőrizzünk, mint a banki átutalásnál. A legtöbbször elég, ha a könyvelés végzi el az ellenőrzést utólag.

Mikortól kell automatizálni ezt a feladatot?

Attól függ, mennyire szeretne előre gondolkodni. Érdemes már akkor felkészülni az automatizálásra, amikor még csak pár bankkártyás fizetés van, hogy ne akkor kelljen kapkodni és új rendszert bevezetni, amikor már megterhelő mennyiségű munkát jelent az adminisztráció.

A legtöbb esetben (ugyan úgy, mint a bankszámla kivonat rögzítésénél) a bank tud adni egy export file-t, amit az Ön által használt szoftverek be tudnak olvasni.

Ezért érdemes egyeztetni az ügyviteli rendszer vagy a webshop készítőjével, hogy a szoftverük milyen megoldást kínál erre a feladatra.

De talán a legfontosabb a vállalkozása könyvelőjével egyeztetni, hogy az általa használt könyvelőprogram hogyan tudja támogatni a bankkártyás fizetés adminisztrációját.