Ügyfélkapu esettanulmány

Már több mint 8 éve használja az IRIS Ügyviteli Rendszer az Ügyfélkapu kiegészítő modult; megkérdeztem az ügyvezetőt, Szakály Dánielt, hogyan aknázták ki a szoftverben rejlő lehetőségeket, mennyit változtatott a cég életén és mennyire elégedettek vele.

Az Ügyfélkapu első verzióját a Vasi Alfavill Kft.-nél vezettük be 2016 novemberében, és most a legújabb verzió is náluk debütált. Azért készült ez az összefoglaló esettanulmány-interjú, mert a cég nagyon hatékonyan építette be a modult a mindennapi ügyviteli folyamatokba, úgy gondolom, hogy ez más vállalkozásoknak is tanulságos lehet!

Ügyfélkapu esettanulmány

Szigeti Zsolt, Ügyviteli Szoftverek: Mivel foglalkozik a cégetek, és hogyan használtátok ki ebben az IRIS Ügyviteli Rendszert?

Szakály Dániel, Vasi Alfavill Kft: Villamosipari alkatrészek forgalmazásával foglalkozunk, az egyszerű világításkapcsolótól, egészen a speciális ipari vezérlésekig. Ügyfeleink elsősorban épület villamossági szerelő kivitelezők, de kiszolgálunk lakossági ügyfeleket is.

Az IRIS Ügyviteli Rendszert több mint 20 éve használjuk, egyre több funkcióval. Kicsiben kezdtük, és már az elején jelentősen támogatta a munkánkat, mostanra pedig az összes bizonylatot ezen a rendszeren keresztül állítjuk ki.

Szigeti Zsolt, Ügyviteli Szoftverek: Miért rendeltétek meg anno az Ügyfélkapu első verzióját?

Szakály Dániel, Vasi Alfavill Kft: A villamosipari kivitelezéssel foglalkozó ügyfeleink 9-10 éve rájöttek, hogy naprakész adatbázist tartunk fenn a közös tranzakciókról. Nekik nem volt hasonló nyilvántartásuk, ezért rendszeresen minket hívtak, hogy információt kapjanak az aktuális megrendeléseikről, a kiegyenlítésre váró számláikról, sőt, akár azt is tőlünk kérdezték meg, hogy az adott alkatrészeket éppen melyik munkájukhoz használták fel. Mi erre egy extra szolgáltatásként tekintettünk, amit a kiemelt ügyfeleinknek tudunk biztosítani. Egy idő után viszont már nagy adminisztrációs terhet jelentett. Volt olyan ügyfelünk, aki naponta többször is telefonált, és az aktuális munkáira elszállított alkatrészekről, vagy éppen a kiegyenlítésre váró számláiról kért információt, amit mi utána e-mail-ben küldtünk el a részére.

A helyzet tarthatatlanná vált. Nem akartuk természetesen megszüntetni ezt az extra szolgáltatást, ezért szükségünk volt egy használható megoldásra, ami hatékony nekünk és az ügyfeleinknek is.

Ekkor jött az Ügyfélkapu ötlete. A terv az volt, hogy a kiemelt ügyfeleinknek egy webes felületen keresztül hozzáférést biztosítunk a saját adataikhoz (megrendelés, szállítólevél, számla), amit így önállóan elérhetnek.

Szigeti Zsolt, Ügyviteli Szoftverek: Elérte a célját? Csökkentek az adminisztrációs terhek?

Szakály Dániel, Vasi Alfavill Kft: Az indulás egy kicsit nehézkes volt, mert az érintett ügyfeleinknek meg kellett mutatnunk az Ügyfélkapu működését és használatát. De miután egyre többen kezdték el használni, az ügyfélszolgálatunkra beérkező, ilyen jellegű hívások fokozatosan megszűntek. Extra előny, hogy már nem csak munkaidőben, hanem lényegében bármikor, akár hétvégén is mindenki lekérdezhette az őt érintő információkat. Lényegében az elmúlt 7 évben gond nélkül működött a rendszer, ezért amikor tavaly decemberben kaptunk tőled egy ajánlatot az Ügyfélkapu továbbfejlesztésére, fel sem merült bennünk, hogy ezt ne kérjük. Annak ellenére, hogy az ajánlatban igazából nem is szerepelt, hogy mi fog változni, és az sem, hogy milyen plusz funkciók lesznek. Már eddig is elégedettek voltunk, szóval biztosak voltunk benne, hogy ennél még jobb lesz!

Szigeti Zsolt, Ügyviteli Szoftverek: Így utólag elárulom, hogy azért voltam olyan titokzatos, mert akkor még én sem tudtam, hogy a technológia váltáson kívül, milyen plusz funkciók lesznek a programban:) Viszont közben elmondtad, hogy most milyen aktuális, ügyvitelt érintő problémáitok vannak, amit meg kellene oldani. Mesélsz egy kicsit ezekről?

Szakály Dániel, Vasi Alfavill Kft: Igen, az elmúlt években folyamatosan nőtt a bevételünk, ez nagyon jó. Ami viszont már problémát okoz, hogy ezzel együtt megnőtt a kintlévőségünk is. Néhány ügyfelünk fizetési fegyelme romlott, és ha erre nem figyelünk, akkor ez már rövid távon is problémát okozhat.

Szigeti Zsolt, Ügyviteli Szoftverek: Ez alapján kaptátok az új fejlesztést: az ügyfeleitek az Ügyfélkapuba történő bejelentkezés után láthatják a fizetési szokásaikat is.

Az ügyviteli rendszerben ti napi rendszerességgel rögzítitek a banki pénzmozgásokat is. Ezekből az adatokból eddig is részletes statisztikátok volt az ügyfeleitek fizetési szokásairól, de azt csak ti láttátok. Most ezeknek az információknak egy részét megmutatjuk az ügyfeleiteknek is az Ügyfélkapuban. Ezzel az időben fizető partnereiteknek megköszönjük az együttműködést, a késve fizető ügyfeleiteket pedig próbáljuk pontosabb utalásra ösztönözni.

Ezen kívül más beépített funkciókat is tettünk az ügyviteli programba, amivel az ügyfeleiteket a pontos fizetésre tudjuk ösztönözni. Máshol ezt már eredményesen alkalmazzák.

Néhány hónap múlva nálatok is ki fog derülni, hogy ez mennyire javította az ügyfeleitek fizetési fegyelmét. Ha nem lesz egy nagyobb mértékű pozitív változás, akkor tovább „finomítunk”.

Hatalmas segítség volt a fejlesztés során, hogy az ügyfeleitek is aktívak voltak, és a visszajelzéseikkel segítették a munkánkat. Így tényleg olyan funkciók kerülhettek az új Ügyfélkapuba, ami hasznos és használható a számukra!

Szakály Dániel, Vasi Alfavill Kft: Igen, a fejlesztések során tényleg éreztük, hogy odafigyeltek az igényekre, és teljesen ránk szabjátok az egészet, hogy minél hatékonyabban tudjuk kihasználni a régi és az új funkciókat. Köszönjük, hogy bevontatok a folyamatokba, és kíváncsian várjuk, hogyan hatnak ezek a fejlesztések a cég életére!

Kiegészítés

A Vasi Alfavill Kft. számára a fenti funkciók a legfontosabbak, de valójában az Ügyfélkapu sokkal többet tud ennél. Lényegében bármilyen, az ügyfélhez kapcsolódó adatot meg lehet jeleníteni, amire az ügyfélnek szüksége van, és az adat létezik az ügyviteli rendszerben.

Az alábbi linken ki is próbálhatja: Ügyfélkapu teszt

Ha szeretné Ön is, hogy partnerei egyetlen kattintással átlássák az együttműködés részleteit, a számlákat, megrendelt tételeket, azok állapotát, és a fizetési állapotot, keressen meg minket! Foglaljon időpontot egy ingyenes konzultációra, és segítünk Önnek hatékonyabbá tenni az ügyfélkapcsolati folyamatokat!